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Ruptura de stock o punto de ruptura, ¿Qué consecuencias tiene para tu empresa y cómo evitarlo?

1.- Qué es la ruptura de stock

Cuando una empresa no dispone en su almacén de alguno de los productos ofertados que, al ser solicitado por sus clientes, no lo puede vender. A esto se le llama ruptura de stock o punto de ruptura.

Cuando en una empresa ocurre una incidencia de este tipo, suenan todas las alarmas.  Un evento como este pone de manifiesto la vulnerabilidad de un departamento, pero sus consecuencias pueden poner en serios aprietos la cuenta de resultados y el prestigio de toda la empresa.

La dinámica de los mercados modernos nos indica que ya no es suficiente con que los ingenieros diseñen un producto innovador, que los fabricantes hagan un artículo de calidad y que los creativos de publicidad creen una comunicación sugestiva y eficaz. En los tiempos de hoy, para tener beneficios, también es necesario desarrollar una estrategia efectiva de la distribución del producto ligada a la política de ventas. La logística, con la gestión eficaz de la cadena de suministro, se ha convertido en un recurso estratégico que marca la diferencia entre la pérdida y el beneficio y, también, con las empresas competidoras.

2.- Evitar la rotura de stock ¿Es posible?

Los profesionales no se ponen de acuerdo en el porcentaje exacto, pero sí en que, al menos la mitad de las rupturas de stock se deben a errores en el protocolo de seguimiento. Estos protocolos consisten en la aplicación de unos determinados criterios basados en el sentido común. Este es el caso de los artículos que tienen una marcada estacionalidad, avalada por el histórico de ventas. O el de aquellos que son objeto de una intensa exposición mediática o una potente campaña de promoción.

Sin embargo, no faltan ocasiones en las que la ruptura es debida al incumplimiento de los compromisos del fabricante o a su política de distribución. En esos casos, es conveniente valorar la confiabilidad de los proveedores para reducir las interrupciones del suministro.

3.- Las consecuencias de la rotura de stock

Evitar la rotura de stock es un objetivo principal para todos los operadores. Según algunos estudios, ante una compra insatisfecha el riesgo de perder el cliente se calcula en torno al 30%. Si eso se repite por tercera vez, el riesgo se pone casi en el 70%.

Ya nos hemos referido en este blog a los problemas de la logística online. En esta área, las consecuencias de una ruptura de stock pueden tener magnitudes peligrosas. A la pérdida de facturación y al quebranto al prestigio de la propia marca se añade, como acabamos de ver, el alto riesgo de que se traduzca en la pérdida del cliente.

Siguiendo el criterio de los expertos Aastrup y Kotzab, la ruptura de stock tiene razones internas y externas. A continuación, se destaca:

a) Rotura de stock debido a procesos internos:

1) Errores en la creación de pedidos manuales (volúmenes incorrectos, pedidos no emitidos, …)

2) Mercancía dañada durante la recepción y su procesamiento en almacén. Estos daños suelen producirse en el embalaje del consumidor y en la mercancía en sí misma al realizar operaciones del proceso de transporte y almacenaje.

3) Dificultades en la recepción, ubicación temporal en almacén que impide el reabastecimiento de la línea de producto en el área de ventas.

4) Sustracción, hurto de unidades de mercancía. Errores en los inventarios.

b) Rotura de stock debido a procesos externos

1) Error de planificación y previsión del fabricante o proveedor.

2) Irregularidades en el funcionamiento del almacén de distribución, ineficiencia del proveedor o proveedores.

3) Errores en la interacción de algunos eslabones de la cadena de suministro. 

4) Bajo nivel de intercambio de información y coordinación de actividades, especialmente al planificar promociones.

4.- ¿Cómo evitar la ruptura de stock? 5 recomendaciones

1.- Análisis de incidencias

Es conveniente un análisis minucioso de la incidencia de rupturas de stock. Determinar en cada caso la participación de procesos internos y externos, según lo descrito en el punto anterior. Este análisis detallado puede poner al descubierto déficits de funcionamiento de la cadena de suministro y, por tanto, es el primer paso para prevenir otras incidencias de este tipo.

2.- Revisión de patrones de reposición

La inspección de los patrones de reposición automática puede evitar errores. La demanda de muchos artículos sigue parámetros específicos, su funcionalidad de ventas puede obedecer a criterios estacionales, ocasionales o promocionales. En los estacionales podemos identificar aquellos artículos que se venden en determinados momentos del año; por ejemplo, los ventiladores. Los ocasionales son aquellos cuya venta está condicionada a una efeméride, una celebración o un evento. Entre ellos podría tenerse en cuenta el impacto que en la demanda de determinados productos pueden tener efemérides como el centenario de un club de fútbol o un evento como el Mobile World Congress.

Un análisis detallado de cada artículo y su evolución en el histórico de ventas puede descubrir patrones de comportamiento muy útiles para anticiparse a la demanda.

3.- Colaborar con el proveedor

Participar con el proveedor en las campañas de lanzamiento. Si es posible, colaborar con el proveedor y comprometerse a cantidades y fechas. Tomar iniciativas y hacer propuestas concretas. En las campañas de lanzamiento de un producto, el distribuidor suele tener información y previsiones muy valiosas y que el proveedor puede desconocer. El distribuidor puede llegar a acuerdos satisfactorios y obtener el compromiso del fabricante en cantidades, precios, formas de pago y, no menos importante, fechas de entrega.

4.- Informarse de los planes de los proveedores

No siempre es posible alcanzar una colaboración con el proveedor en cuanto a lanzamientos, pero siempre es posible enterarse de sus planes comerciales. Incluso aquellos que no parecen demasiado interesados en atender su red de distribución, sí suelen desplegar intensas campañas de comunicación que pueden anticipar las intenciones del fabricante y el impacto comercial del que pueden beneficiarse distribuidores o mayoristas.

5.- Encontrar productos alternativos.

Puede ocurrir que la rotura de stock no tenga nada que ver con el funcionamiento de nuestra propia organización. Las previsiones se han hecho con suficiente antelación y los pedidos han sido cursados correctamente, las reclamaciones no surten otros efectos que las palabras amables. Valore si realmente a su negocio le conviene asumir la pérdida de clientes que conlleva una rotura de stock.

Notas:

Más información sobre los trabajos de Jesper Aastrup de Copenhagen Business School y Herbert Kotzab de Universität Bremen sobre desabastecimiento en la cadena de suministro puede encontrarse aquí.

Si deseas más información sobre logística y transporte te puede interesar este artículo.

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